一、會議背景與目的

為貫徹落實國家“雙碳”戰略和《船舶制造業綠色發展行動綱要》要求，推動內河船舶制造行業向綠色化、智能化、新能源化轉型，規范新能源船舶制造工廠的規劃、設計與建設，由中國船舶工業行業協會（或相關標準化技術委員會）牽頭組織的《綠色智能內河新能源船舶制造工廠建設條件要求》標準體系研討會定于12月23日召開。本次會議旨在匯聚行業專家、企業代表及相關部門領導，對該標準體系草案進行研討與完善，為后續標準發布與實施奠定基礎。

為保障會議高效、有序、專業地召開，特制定本會務服務方案，明確各環節服務內容與要求。

二、會議基本信息

• 會議名稱：《綠色智能內河新能源船舶制造工廠建設條件要求》標準體系研討會
• 會議時間：12月23日（全天，或半天，根據議程確定）
• 會議地點：待定（建議選擇具備同聲傳譯、高清投影及分組討論設施的會議酒店或專業會議中心）
• 預計規模：50-80人（包括標準化專家、船舶設計院、船廠代表、新能源企業、檢測認證機構及主管部門代表）
• 會議形式：線下為主，結合線上直播/視頻會議（方便外地及未能到場的專家參與）

三、會務服務核心需求分析

標準體系研討會具有專業性強、討論深度大、成果導向明確的特點，會務服務應重點滿足以下需求：

1. 專業性文檔處理：標準草案、編制說明、意見匯總表等會議資料需提前精準投送，版本控制嚴格。
2. 高效研討環節支持：可能涉及分組討論、逐條審議，需合理安排座位、記錄和計時服務。
3. 全程錄音錄像與會后歸檔：會議內容具有重要參考價值，需完整記錄并存檔備查。
4. 綠色辦會理念：與會議主題呼應，倡導無紙化、低碳出行、環保物料使用。

四、會務服務細則

1. 會前籌備服務

• 會議通知與報名：協助起草并發放會議通知（含議程、標準草案意見征詢表），建立參會人員微信群或郵件組，收集回執及住宿需求。
• 資料準備與審核：
• 整理《綠色智能內河新能源船舶制造工廠建設條件要求》草案及相關編制說明。

• 匯編歷次意見匯總處理表，確保會前至少3個工作日發送電子版給參會代表預審。

• 準備紙質版資料袋（包括議程、草案、筆、筆記本、參會證），建議同時提供電子版二維碼下載，減少紙張使用。

• 會場設計與搭建：
• 主會場采用“U型”或“回型”桌型布置，便于互動討論；設置主席臺及發言席。

• 背景板設計融入綠色、智能、船舶元素，體現會議主題。

• 單獨設置分組討論室（2-3間），配備白板、海報紙、便利貼。

• 確保會場網絡、投影、音響、話筒（含無線手持/領夾話筒）充足可靠。

• 設備與技術保障：
• 提供會議專用電腦、翻頁筆。

• 測試線上會議平臺（如騰訊會議/釘釘），安排技術人員負責連線與切換。

• 安排全程錄音筆、攝像機或自動錄播系統。

2. 會中執行服務

• 簽到與接待：設專人負責簽到，發放資料，指引座位。對于重要專家，安排一對一接待。
• 建立簽到電子表，實時掌握到會情況，向主持人提供精確的參會人數。

• 茶歇與餐飲服務：
• 上下午各安排一次茶歇，提供茶水、咖啡、點心。茶歇物料使用可降解餐具，踐行綠色原則。

• 午餐/晚餐根據情況安排自助餐或工作餐，考慮不同飲食習慣（如素食、清真）。

• 會議記錄與簡報：
• 安排2名速記員交替記錄，標記出修改建議、結論性意見和主要分歧點。

• 會議間隙提供1-2期會議進程簡報，幫助未會人員了解進展。

• 討論輔助服務：
• 每組分討論配備1名會務秘書擔任組長，引導流程、控制時間、匯果。

• 集中審議時協助主持人使用實時意見收集板（如飛書/綿羊墻問卷），提高采納效率。

• 臨時協調與應急：設會務協調崗（調度中心），快速響應求助，聯系未到場專家線上參會，處理物資欠缺、設備故障等突發問題。

3. 會后服務

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